Проведение инвентаризации требует выполнить закрытие 94 счета в 1с «Недостачи и потери от порчи ценностей». Недостатки и излишки требуют правильного оформления, чтобы формируемые отчёты соответствовали действительности. Списание потерь на материально-ответственное лицо и естественную убыль производятся вручную по информации с этой статьи.

Закрытие и настройка 94 счета

Основной сферой использования становится списание недостачи. На основании документа инвентаризации вводится документ «Списание товаров». Таблицы заполняются в автоматическом режиме, ошибок не произойдёт, если все действия выполнены правильно.

В итоге мы получаем табличную структуру, в которой видим размер недостачи в денежном эквиваленте. Закрытие 94 счета в 1с 8.3 предполагает списание этой суммы в необходимых вам пропорциях по следующим составляющим:

естественная убыль;

материально-ответственное лицо;

прочие расходы.

Это действие производится при помощи создания ручной операции. Сумма распределяется по соответствующим ячейкам в столбце. «Недостачи и потери от порчи ценностей» подсчитываются только в денежной форме, количественный подсчёт товаров и материалов отсутствует.

Наиболее распространённые ошибки

Правильное выполнение инвентаризации влияет на размер налоговых обязательств. Стоит заметить, что прочие расходы не влияют на базу налога на прибыль, именно поэтому они вносятся в отдельную строку. Чтобы сумма не попала в базу, требуется настройка соответствующего субконто.

Ошибкой считается неправильное использование 94 счета. Например, налоговая может посчитать питания выплатой зарплаты, что сводится к определённым последствиям, среди которых выплата налога и взносы. Занесение этого типа затрат в счёт недостачи может быть расценено как грубое нарушение ведения бухгалтерского учёта.

Закрытие 94 счета в 1с 8.2 производится по тем же принципам, что в более поздних и ранних версиях. Описанный выше метод ведения инвентаризации в программе с версией 8.3 подойдёт и для других версий программного обеспечения.

Проверить фактическое наличие и остатки имущества – непосредственная заинтересованность самой компании, это позволит убедиться в точности подготавливаемой к сдаче в ФНС отчетности. Как провести и правильно оформить результаты ревизии, какими документами руководствоваться, как отразить в проводках излишки и недостачи, выявленные при инвентаризации – расскажем в статье.

Обязанность проводить ежегодную инвентаризацию имущества и финансовых обязательств установлена Положением по ведению бух.учета, утвержденным Минфином 29.07.1998г. №34н. Правила и порядок проведения данной процедуры установлен Методическими указаниями (приказ МинФина №49 от 13.06.1995г), в них перечислены состав имущества и обязательств, подлежащих ревизии, и формы документов, которыми можно оформить результаты.

Основные этапы проведения инвентаризации приведены в таблице:

Этап	Документ	Пояснение
Подготовка	Приказ руководителя о проведении инвентаризации	В приказе указываются: сроки проведения, причина инвентаризации, перечень инвентаризируемого имущества, перечень материально ответственных лиц и состав комиссии
Проведение	Инвентаризационная опись	Члены комиссии ведут опись (подсчет) имущества и его состояния
Сопоставление данных	Сличительная ведомость	Сверка данных, представленных в описи, с данными в бух.учете. Составление сличительных ведомостей на предмет выявления расхождений.
Оформление и утверждение результатов	Бух.справка	Приведение в соответствие данных бух.учета фактическому наличию. Списание недостачи или оприходывание излишков

Причинами проведения инвентаризации, помимо ежегодной обязанности, могут стать:

• Смена материально ответственного лица;
• Факт хищения или порчи;
• Стихийное бедствие;
• Причины организационного характера (смена руководителя, реорганизация и пр.):

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Результатами инвентаризации могут быть:

Для проведения инвентаризации на предприятии формируется комиссия в составе не менее трех человек. По результатам инвентаризации комиссия оформляет сличительные ведомости, инвентаризационные описи, акты:

Оформляем результаты инвентаризации в проводках

Заключительным этапом инвентаризации выступает приведение в соответствие данных бухгалтерского учета, при этом часто возникает необходимость списать недостачи или, напротив, оприходывать излишки ценностей.

Как отразить в проводках выявленную недостачу при инвентаризации

Недостачу необходимо отразить на сч.94 в корреспонденции со счетом учета списываемого имущества:

• Дт 94 К 10(41,43,01)

1) Виновные не установлены (не найдены).

Можно списать недостачу в пределах утвержденных норм естественной убыли на расходы по основному виду деятельности. Недостача при инвентаризации проводки:

• Дт 20 (23,25,26,44) Кт 94

Если естественные нормы убыли на определенные виды имущества не установлены или недостача их превышает, то ее относят на прочие расходы и отражают проводкой:

• Дт 91.2 Кт 94

Важно помнить, что в налоговом учете признать расходы сверх норм естественной убыли нельзя (ст.254 НК РФ).

2) Виновные установлены, ущерб возмещается за их счет.

В данной ситуации важную роль играет наличие и содержание договора о материальной ответственности, а также нормы ТК РФ, содержащие указания о предельном размере и порядке удержаний сумм из заработной платы работников. Если виновное лицо не является работником организации и согласно возместить ущерб (лучше оформить соглашение о добровольном возмещении ущерба), то можно внести денежные средства в кассу или на расчетный счет. Бухгалтер отразит недостачу проводками:

• Дт 73 Кт 94 – недостача отнесена на виновное лицо;
• Дт 50 (51) Кт 73 – виновное лицо возместило недостачу.

Если возмещение недостачи определено по рыночной стоимости, превышающей балансовую, то сумму превышения отражают проводками:

• Дт 73 Кт 98 – отражена разница в стоимости недостачи;
• Дт 98 Кт 91 – разница отнесена на прочие доходы.

Если лицо не признает себя виновным и не согласно возместить ущерб, то недостачу списывают на прочие расходы (как в случае с неустановленным виновником) и ждут решения суда.

Как отразить в проводках выявленные излишки при инвентаризации

Излишки в ходе инвентаризации, как правило, выявляются реже. Их учет ведется по рыночной стоимости, которую необходимо подтвердить одним из способов:

• Справкой общества, составленной на основании анализа цен на аналогичное имущество (накладные поставщиков, объявления о продаже схожих объектов в СМИ, справка из органов статистики и т.п.);
• Справкой, составленной независимым оценщиком (более предпочтительно).

Излишки ценностей по рыночной цене относят на прочие доходы и оприходывают проводкой:

• Дт 10 (41,01,50) Кт 91.1

Пересорт

Если в ходе ревизии выявлена недостача одной ценности и излишек другой, этот факт также необходимо отразить в учете.

Ситуация: При инвентаризации склада запчастей выявлена недостача трех втулок стоимостью 4 500 руб/шт, и излишек в виде трех форсунок стоимостью 6 700 руб/шт.

Отразим в учете:

Дт	Кт	Сумма	Пояснение	Документ
94	10.5	13 500,00	Определена недостача втулок (списание ТМЦ проводки)	Опись ИНВ-3,ведомость ИНВ-19
10.5	94	20 100,00	Оприходованы форсунки	Опись ИНВ-3,ведомость ИНВ-19
94	91.1	6 600,00	Признаны прочие доходы	Бух.справка

Недостачи возникают при различных обстоятельствах: по естественным причинам при производстве, транспортировке, хранении ценностей, при наличии виновных лиц или же при неизвестных и неопределенных виновниках. При фактах недостачи должна проводиться инвентаризация имущества. Проводки по списанию недостачи при инвентаризации будут зависеть от причины недостачи.

Подходы к списанию недостачи

Списание недостачи происходит со счета учета ценностей (10, 41, 43…) в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Затем в зависимости от причин недостачи производится списание затрат с кредита 94 счета «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

Сумма недостачи в рамках установленных норм естественной убыли списание на расходы на производство или продажу;

Установлен виновник недостачи - списание на счет виновника и возмещение из заработной платы виновника или за счет внесения виновником в кассу суммы недостачи;

Виновник не установлен (в том числе по причине отказа судом в его признании) списание в прочие расходы.

По кредиту счета 94 проводятся те же суммы, которые были отнесены в дебет этого счета.

Списание недостач при хранении и транспортировке ценностей в рамках норм естественной убыли приравнивается к материальным расходам и подлежит учету при расчете налоговой базы по налогу на прибыль.

Как списать недостачу при инвентаризации

Списание недостач при инвентаризации осуществляется следующими проводками:

Счет Дт	Счет Кт	Описание проводки	Сумма проводки
Списание недостачи в пределах норм
96	94	При наличии резерва на списание недостачи
44	94	При отсутствии резерва на списание недостачи	Сумма недостачи в лимитах нормы
Списание недостачи сверх норм за счет виновного лица
73.2	94	Списание недостачи на счет виновного лица в рамках балансовой стоимости недостающего имущества	Сумма недостачи сверх лимита нормы в рамках балансовой стоимости недостающих товаров
73.2	91.1	Если сумма взыскания с виновных лиц больше балансовой стоимости недостающего имущества	Разница между балансовой стоимостью недостающих товаров и суммой взыскания
Списание недостачи при неустановленных виновных лицах
91.2	94	Списание недостачи на финансовый результат	Сумма недостачи

Документом-основанием для данных проводок является бухгалтерская справка-расчет.

Отсутствие виновных лиц необходимо подтверждать документально. Обосновывающими документами будут постановление о приостановлении уголовного дела, оправдательный приговор и т.д. (п. 5.2 Методических указаний, утвержденных Приказом № 49 Минфина России от 13.06.1995).

На счета по учету расходов на продажу (затрат на производство), как и на счет 91, стоимость испорченных или недостающих материальных ценностей списывается по их фактической себестоимости.

Восстановление НДС при списании недостачи при инвентаризации: проводки

Необходимо ли восстанавливать НДС при списании недостачи сверх норм? Недостачи уже не могут быть использованы в деятельности предприятия, поэтому в соответствии с п. 2 ст. 171 НК РФ НДС по данному имуществу должен быть восстановлен (

КАК ОТРАЗИТЬ НЕДОСТАЧУ В 1С

Если возникла недостача во время инвентаризации, при транспортировке товара, при оформлении документа ? Возникает вопрос, как оформить недостачу в 1С , получив при этом верный финансовый результат и не исказить информацию по валовой прибыли. Обычно такие ситуации возникают при поступлении товара от поставщика.

Самым простым способом является составление акта расхождения на этапе приемки и принятие товара по факту. 1С позволяет увидеть сумму долговой претензии к поставщику и при этом не искажать информацию по остаткам на складах и расхождения с входящей бумажной документацией поставщика. В самой программе 1С остается оформить такие документы, как «Поступление товаров и услуг» по факту поступления. Это в случае, если поставщик согласен с недовозом. Если же имеются несогласия, следует оформить документ «корректировка долга».

Рисунок 1. Корректировка долга.

Как оформить недостачу в 1С при бухгалтерском учете, подскажет ещё один алгоритм действий. Сначала займитесь организационным вопросом, чтобы факт расхождения зафиксировали как представители покупателя, так и поставщика. Оформить акт по соответствующей форме. Если недостача возникла не при транспортировке, а при хранении товара, что обнаруживается, как правило, после инвентаризации, следует так-же составить и подписать ответственными лицами утвержденные кабинетом министров акты.

В 1С отразить недостачу на соответствующем счете 947 «Недостачи и потери от порчи ценностей» . При этом на счет поступает сумма в размере испорченных или утерянных материальных ценностей на дату проверки или на конечную дату отчетного периода. Будьте внимательны, чтобы зачет недостачи проводился позже даты пересортицы. Как недостачи, так и излишки по одной и той же категории номенклатуры должны оформляться в один и тот же отчетный период для одного и того же проверяемого лица. При естественной убыли недостача списывается на издержки производства. Основанием оформления недостачи можно указать обращение руководства предприятия.

Обычно при выявлении недостачи пытаются определить виновных лиц. Но не всегда таковые обнаруживаются. Куда же в таком случае производить списание? Сумма недостачи может быть оформлена разными способами и списана, мы же предлагаем пойти таким путем. Используйте списание на счет 733 «Прочие доходы» и 947 «Недостачи и потери от порчи ценностей» . А в налоговом учете эта сумма будет идти, как внереализационные расходы. 1С Предприятие позволяет просто решить вопрос: как оформить недостачу в 1С , и для этого имеется множество различных способов, мы же смогли обобщить их в некоторых примерах, которые призваны указать бухгалтеру верное направление для решения подобных учетных ситуаций.

Необходимость списать товары со склада в 1С 8.3 возникает в двух ситуациях: когда по обнаруживается недостача, либо когда товар стал браком — непригодным к использованию.

В обоих случаях списание товаров в программе 1С Бухгалтерия 8.3 производится одноименным документом. Отличие заключается в том, что при недостаче результат инвентаризации заносится в программу и уже на его основании создается списание товаров.

В данной пошаговой инструкции мы рассмотрим именно первую ситуацию, так как в противном случае вам достаточно одного документа списания товаров. При этом все данные заносятся вручную.

Инвентаризация товаров

Перейдите в меню «Склад» и выберите пункт «Инвентаризация товаров».

В шапке созданного нам документа укажем организацию и склад, на котором проводится инвентаризация. Для удобства произведем автоматическое заполнение таблицы товаров (меню «Заполнить» — «Заполнить по остаткам на складе»).

В результате в таблицу попали все товары, у которых есть остаток на указанном в шапке документа складе. Колонки «Количество факт» и «Количество учет» заполнились одинаковыми значениями. Для отражения недостачи в нашем случае мы будем изменять значение в колонке «Количество факт».

Например, в результате проведенной нами инвентаризации было выяснено, что на складе всего 20 пачек какао – порошка. Остаток в программе составляет 25 единиц. Для отражения этого в колонке «Количество факт» установим значение «20».

В колонке «Отклонение» появилось значение «-5,000». Это означает, что по факту обнаружена недостача в количестве 5 единиц хранения товара. Красным цветом выделяется недостача, а черным – излишек.

Теперь документ можно провести. Никаких движений по списанию он не делает. При необходимости формирования печатных форм, воспользуйтесь меню «Печать».

Списание товаров

Документ списания товаров можно создать как из меню «Склад», указав в его карточке инвентаризацию, так из самой инвентаризации. Мы воспользуемся вторым способом, так как он удобнее.

На форме документа «Инвентаризация товаров» в меню «Создать на основании» выберите пункт «Списание товаров». В случае обнаружения избытка товаров на складе создается , но в нашей статье речь идет не об этом.

Программа откроет форму нового документа, где все уже заполнено автоматически. В табличную часть попадают лишь те строки, по которым обнаружена недостача в инвентаризации. Счет учета так же подставился автоматически исходя из настроек данной номенклатурной позиции (входит в номенклатурную группу «Материалы»).

Ничего изменять мы здесь не будем. Все данные заполнились исходя из того, что мы сами указали в инвентаризации. Теперь можно провести документ.

Посмотрим на сформировавшуюся проводку. Тут все заполнилось верно. Товар списался со счета 10.01 «Сырье и материалы» на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Смотрите также видео-инструкцию по оформлению списания: